 |
| NHAN LAM BAO CAO THUC TAP |
Trong công việc thời hiện đại, bạn thường phải
dùng đến chiếc điện thoại như một công cụ làm việc hữu hiệu. Nếu không học cách
sử dụng điện thoại, công cụ này có thể “giết chết” thời gian của bạn.
Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì. Có thể
gạch đầu dòng trước những điều định nói và cần nói. Như thế bạn sẽ tiết kiệm được
thời gian cho bạn và cho cả người nghe.
Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối
tượng. Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn
và hạn chế nói chuyện phiếm. Những người dễ hoà đồng thì thích nói chuyện thân
mật hơn.
Hạn chế nói chuyện riêng. Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng
nó làm mất thời gian và gây khó chịu cho người bên kia đầu dây khi họ đang bận
rộn. Bạn có thể nói chuyện qua loa về thời tiết, thời sự nhưng đừng lôi chuyện
gia đình ra làm đề tài.
Hãy trả lời thẳng câu hỏi của đối tác. Tránh ậm ừ dễ tạo sự
không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết
câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu bạn
đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn
nữa.
 |
| BAO CAO THUC TAP |
Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi.
Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể
đưa ra cách giải quyết thích hợp.
Khi gọi điện thoại, hãy luôn nhớ những điều sau:
- Là người chủ động gọi, nếu thực sự bạn cần họ.
- Đừng gọi quá sớm hay quá trễ.
- Những cuộc gọi không quan trọng có thể để cho trợ lý hoặc
thư ký lo. Những vấn đề quan trọng nên được chính bạn nói.
- Đừng gửi lời nhắn vào hộp thư thoại trả lời sẵn. Nếu họ đi
vắng có thể gọi di động hoặc gọi lại sau.
- Đừng thúc giục người đối diện nhanh chóng đưa ra câu trả lời,
đừng khiến họ ám ảnh với các cuộc gọi của bạn. Điện thoại rất tiện lợi nhưng nếu
bạn lạm dụng nó, đối tác và khách hàng có thể cảm thấy đang bị đeo bám.
Khi nhận điện thoại, cần lưu ý những điểm sau:
- Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy. Nếu tình
thế bắt buộc không thể nhấc ngay, hãy xin lỗi họ và nói lý do.
- Mọi người đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại. Nếu
người chịu trách nhiệm trực điện thoại đi vắng, bạn hãy chủ động ra nghe và
chuyển điện thoại nếu cần.
- Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn. Người bên kia có thể
nghe rõ tiếng nhai của bạn.
- Đừng nói quá to hoặc quá nhỏ.
Nguồn: Sưu tầm
Edit by: Báo
cáo thực tập
